São Paulo, Novembro de 2024 – Todas as Empresas Convivem com Controles Paralelos em Planilhas, sim, Estamos Falando de Controles que Acabam Surgindo e se Tornando Necessários e Até Mesmo Vitais para Manter a Gestão de Áreas como Importação, Exportação, Câmbio, Fiscal, Contábil, Logística, entre Outras.
Quem não Conhece uma Única Empresa que Mantenha no Mínimo Uma (01) Planilha para Controle Paralelo que Atire a Primeira Pedra, mas Neste Artigo Exclusivo da DigiComex-Geravalor, Detalharemos de Forma Didática o que são esses Controles, Como são Criados e porque são tão Polêmicos, incluindo Exemplos Reais e Poderosas Dicas para Empresas e Profissionais que precisam Estabelecer esses Processos em Seus Negócios e Áreas de Gestão!
1. O QUE SÃO CONTROLES PARALELOS?
Controles Paralelos são Necessidades de Gestão que não São Atendidas pelos ERPs, Sistemas Complementares, Sistemas Legados ou Customizações, Resumindo de uma Forma Simples e Didática, são as Planilhas Criadas por Profissionais para Suprir Necessidades Não Atendidas de Controles dos Negócios, Processos, Procedimentos e também da Geração de Relatórios e Gráficos Usados para Alinhamentos com Outras Áreas Internas, Clientes Internos, Externos e Parceiros Comerciais.
Basicamente Existem Dois (02) Tipos de Controles Paralelos:
1.1. Os Controles Paralelos que Parecem “Eternos”, ou seja, Mesmo com as Possíveis Atualizações e Customizações dos ERPs, elas são Mantidas “Ativas e Vivas” e continuam sendo Vitais para a Gestão da Operação e também para Apuração de Dados Estratégicos em Relatórios que têm os Dados Coletados Manualmente para depois poderem ser Gerados, Apresentados e Compartilhados!
1.2. Controles Paralelos que são Utilizados durante um Determinado Período até serem Substituídos por Funcionalidades Customizadas nos ERPs ou Sistemas Complementares.
2. COMO SÃO CRIADOS OS CONTROLES PARALELOS?
Os Controles Paralelos são Criados, em sua Maioria, de Forma Manual e de Acordo com a Percepção de Profissionais que “sentem na pele” a Necessidade de ter Determinado Controle que não é Suprido pelos Sistemas da Empresa.
As Implementações de Controles Paralelos, normalmente, podem até contar com o Apoio do Time de T.I de Cada Empresa, mas no Dia-a-Dia, são Dados e Fórmulas Matemáticas que ficam Sob Responsabilidade dos Criadores nas Áreas de Negócios.
Em casos onde os Dados dos Controles Paralelos em Planilhas Ainda São Retornados para os ERPs para Fins de Contabilização de Custos, Identificação de “Custos por SKU”, entre outros pontos, o Risco é Consideravelmente Maior porque Podem Apresentar Divergências que Geram Retrabalho e Conferências para a Consolidação e Apuração dos Dados.
3. PORQUE OS CONTROLES PARALELOS SÃO POLÊMICOS?
Por Alguns Motivos como:
3.1. Demandam Muito Foco Manual de Profissionais que poderiam estar Focados em Ações Mais Estratégicas;
3.2. Dificultam a Gestão do Time de T.I sobre os Dados da Empresa e também dos Sistemas, porque em Casos de Upgrades dos ERPs, “descobrem os Controles Paralelos” no Projeto, criando “Surpresas e Wish-Lists” que não haviam sido Planejadas no Escopo Original do Projeto de Upgrade de ERP, usado neste Exemplo;
3.3. Aumentam Custos, Riscos e Tempo porque Dependem de Muitas Ações Manuais para a Criação e Manutenção das Planilhas de Controles Paralelos para depois Digitarem e Coletarem Dados, criarem Fórmulas, “Pequenos Bancos de Dados”, Relatórios, Gráficos e Envios de Arquivos para outros Softwares;
3.4. Eles deixam a Operação das Áreas de Negócios Mais Lentas, sim, porque como Muitos Processos são Manuais, sofrem Erros de Digitação, Estruturação de Dados, além de não estarem em um Ambiente 100% Seguro – onde estão os ERPs e Sistemas Complementares.
4. DICAS DA DigiComex-Geravalor PARA OS CONTROLES PARALELOS EM PLANILHAS:
Confiram Abaixo Algumas Dicas para as Empresas e Profissionais
4.1. Definição de Processos e Procedimentos para os Controles Paralelos porque eles Não Vão Parar de Existir por causa da Dinâmica Rápida das Áreas de Negócios, principalmente das Áreas Logísticas e de Comércio Exterior;
4.2. Alinhamento entre os Times de T.I e das Áreas de Negócios para Definirem Manutenções, “Ciclos de Vida” de determinada Planilha e até mesmo a Descontinuação delas para que as Necessidades sejam Atendidas através de Funcionalidades Parametrizadas ou Customizadas;
4.3. Entender e Aceitar que por Causa das Necessidades de Soluções Rápidas, as Planilhas de Controles Paralelos continuarão a serem Criadas, porém é necessário identificar a Real Necessidade de Não Poder Customizar ou Parametrizar ERPs e Sistemas Complementares para que os Dados Sejam Estruturados de Forma Correta e Sistêmica para Assegurar as Informações que são Importantes para as Decisões da Própria Empresa;
4.4. Implementar Soluções Modernas como a DigiComex que Permitem que as Planilhas de Controles Paralelos Mais Usadas sejam Digitalizadas como Funcionalidades Sem Customização para Integrar e Estruturar os Dados que são Conectados aos Dados dos ERPs, mas vai bem mais Além quando também Automatiza essa Consolidação, Convergência e Cálculo de Dados, gerando Relatórios, Gráficos e E-mails Disparados Automaticamente – Focando os Profissionais em Ações Mais Estratégicas;
4.5. Vale Ressaltar que em Upgrades Futuros da DigiComex, essas Funcionalidades Parametrizadas que representam as Planilhas de Controles Paralelos que foram Descontinuadas são Mantidas sem a Necessidade de Re-Customizações, Permitindo a Evolução Tecnológica que Ampara o Crescimento dos Negócios em um Mundo onde as Mudanças são Cada Vez Mais Rápidas e Praticamente Imprevisíveis.
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[*] Alexandre Gera é Diretor-Executivo e um dos Fundadores da DigiComex. O executivo conta com mais de 30 anos de experiência no segmento de softwares de comex, incluindo passagens marcantes pela Vastera [ex Bergen], Softway [atual Thomson Reuters] e Sonda IT como um dos Gestores do aplicativo SAP-CE, 1o ADD-ON da SAP no Brasil e 1o Software de Comex homologado oficialmente pela Fabricante Alemã de ERPs.