São Paulo, Setembro de 2025 – A apuração de custos nas empresas, sejam indústrias ou no segmento de serviços é sempre um desafio, porém para empresas que exportam ou importam bens e serviços, esse cenário é ainda mais complexo porque envolve mais despesas do que se comparados com os processos de vendas e compras em território nacional, ou seja, quando se vende de uma empresa que está no Brasil para outra empresa que também está no Brasil.
Abordando rapidamente algumas das despesas adicionais que também precisam ser consideradas em processos de exportação e importação, além da maioria das mesmas despesas consideradas nas operações de vendas e compras nacionais, podemos citar alguns exemplos como: Marinha Mercante (AFRMM), Demurrage/Detention, SDA, Armazenagem, THC e Honorários das Comissárias de Despachos Aduaneiros e Operadores Logísticos, mas é óbvio que dependendo do processo de exportação ou exportação, outras diversas despesas podem incrementar ainda mais esse mar de detalhes.
Quem é de Comex e nunca escutou que precisa do “custo por SKU” de importações e exportações? Mas o que isso significa? Usando um exemplo bem didático, isso significa que se uma empresa importou determinados produtos, sejam eles de insumos ou de revenda, qual o custo de importação – incluindo as despesas nacionais? As respostas para essas perguntas são simples porque são resumidas em apenas uma pergunta: “Quanto custou para importar cada SKU (produto)?”.
Porém as repostas para serem exatas precisam considerar diversas vertentes, incluindo integração de dados e determinação de regras de rateios que representem o cálculo apurado do custo de cada produto importado ou exportado e é aí que os desafios se acumulam, principalmente nos fechamentos mensais, sejam eles contábeis, financeiros ou fiscais.
1. Entre os principais desafios para apurar custos de exportação e importação estão:
1.1. Rastreabilidade detalhada de cada despesa, independente do tipo de processo. Por exemplo nos casos das importações, o custo precisa ser apurado detalhadamente para processos do tipo Importação-Direta, Importação-por-conta-e-Ordem ou via Trading Companies, usando cenários conhecidos por empresas e profissionais;
1.2. O tempo de apuração dos dados e o cálculo final dos custos também é um grande desafio nos fechamentos mensais, porque muitas vezes, algumas despesas são enviadas por prestadores de serviços no “último dia do fechamento”, criando uma tensão no time responsável pelos custos porque com pouco tempo hábil, precisam apurar e conferir documentos, processos e dados, além de gerarem relatórios;
1.3. A utilização de controles paralelos, muitas vezes presentes no dia-a-dia das empresas e profissionais de comex no Brasil também é outro desafio porque o time de controladoria, finanças, fiscal e também de comex precisam calcular detalhes que não fazem parte do escopo standard dos ERPs utilizados, criando um delay de apuração de dados que é prejudicial para quem “corre atrás de tempo”;
1.4. Adiantamento de Numerários, pagamentos antecipados para Trading Companies, Despesas registradas na Declaração de Importação (DI/DUIMP) e despesas gerenciadas pelos próprios exportadores e importadores precisam ser convergidas em tempo hábil antes do fechamento mensal para depois passarem por revisões dos times de controladoria, finanças e fiscal.
2. As principais dicas para vencer esses desafios e aumentar a exatidão e rapidez das apurações de custos são:
2.1. Reunir os responsáveis pelos times de controladoria, finanças, fiscal e também de comex para detalhar as necessidades finais de apuração de despesas, incluindo regras de rateio, rastreabilidade de custos e a necessidade – quase da maioria – do “famoso custo por SKU”;
2.2. Eliminar controles paralelos em planilhas e integrar os dados do ERP principal com o sistema que apoia a gestão dos processos de comex, definindo em conjunto com o time de T.I quais as melhores soluções dentro das linhas de compliance de cada empresa;
2.3. Processos e procedimentos bem definidos, claros, visuais e alinhados com as diretrizes corporativas e de compliance são essenciais para orquestrar as diversas fontes diferentes das origens das despesas, como abordado anteriormente sobre Adiantamento de Numerários, pagamentos antecipados para Trading Companies, Despesas registradas na Declaração de Importação (DI/DUIMP) e despesas gerenciadas pelos próprios exportadores e importadores;
2.4. A implementação de softwares que não tenham investimentos exorbitantes, que tenham tecnologias flexíveis, visuais e que permitam a integração de todo o ecossistema de prestadores de serviços, clientes e fornecedores reduzem drasticamente os gargalos de fechamentos mensais, ao mesmo tempo que integram dados das áreas responsáveis e impulsionam a gestão para um futuro que é mais focado nas ações estratégicas do que nas urgências que sempre vêm na frente das prioridades em um universo que muda da noite para o dia!
[*] Alexandre Gera é Diretor-Executivo e um dos Fundadores da DigiComex. O executivo conta com mais de 30 anos de experiência no segmento de softwares de comex, incluindo passagens marcantes pela Vastera [ex Bergen], Softway [atual Thomson Reuters] e Sonda IT como um dos Gestores do aplicativo SAP-CE, 1o ADD-ON da SAP no Brasil e 1o Software de Comex homologado oficialmente pela Fabricante Alemã de ERPs.