São Paulo, Outubro de 2024 – Para quem é do “Mundo SAP” e têm Processos de Importação, a Nova Lei do Catálogo de Produtos da DUIMP – do Siscomex Importação – Mais a Reforma Tributária são Assuntos Quase Indigestos por causa de Toda a Complexidade destes Cenários que se Convergem Rapidamente diante dos Avanços das Publicações e Obrigações das Novas Leis.
Exemplificando a Complexidade de quem Usa o SAP no Brasil, podemos dizer que a Obrigatoriedade de Atualizar e Manter Atualizado “Online e Realtime” os Cadastros dos Produtos e das NCMs dentro do SAP, dependendo das Regras de Compliance de Cada Empresa, mas Principalmente de Multinacionais ou Empresas Globais é um Desafio Inédito!
Além da Necessidade da Famosa “Localização Brasil” no SAP, ou seja, o SAP Standard que “roda no Mundo Todo e foi Criado na Alemanha não está preparado para o Manicômio Tributário Brasileiro”, obrigando que Todas as Empresas mantenham Soluções Complementares para Atenderem às Legislações Brasileiras, estamos falando do “Tempo de Atualização de Cadastros de Produtos e NCMs de Cada Empresa” dependendo das suas regras, porque imagina Você Precisar Atualizar um Produto e uma NCM no Mesmo Dia para Desembaraçar uma Mercadoria na Nova Lei do Catálogo de Produtos da DUIMP, mas, o Cadastro Precisa ser Feito no Ambiente de Desenvolvimento, passar por Homologação no Ambiente de Qualidade, até ser “promovido” para o Ambiente Oficial de Produção via “Request de Dados do SAP ECC”? Normalmente leva mais que Um Dia!
Sabendo desse Desafio, os Sócios-Fundadores da DigiComex-Geravalor, Aplicaram Rapidamente neste Artigo, Três (03) Décadas de Experiência com Sistemas de Comex Conectados, Integrados ou Trocando Dados com o SAP, ao Mesmo Tempo das Migrações dos Sistemas do Governo como o Siscomex e Compartilharam Dicas Poderosas para Apoiar Importadores que usam o SAP:
DICAS DA DigiComex-Geravalor PARA O CATÁLOGO DE PRODUTOS DA DUIMP COM O ERP SAP
1. Processos de Cadastros no SAP:
Um dos Maiores Gargalos das Empresas é a Lentidão no Cadastro e Atualização dos Dados de Produtos no SAP. A Nova Exigência da DUIMP, Requer Dados Detalhados e Atualizadas de Produtos, NCMs e suas Variações, agora Chamadas de Atributos das NCMs, Reforçando a Necessidade de Agilidade no SAP que é um Sistema Robusto e Seguro, mas isso pode Tornar o Processo Mais Lento que o Tempo que o Governo dá para Desembaraçar uma Mercadoria Urgente, criando um Cenário Complexo.
Dicas da DigiComex-Geravalor:
O Alinhamento entre a Realidade dos Processos e Procedimentos, o Compliance e os Softwares Complementares em Conjunto com as Best Practices SAP de Cada Empresa, incluindo a Aplicação de Soluções Realmente Inovadoras e Modernas que são Flexíveis para Atenderem aos Requisitos Internos de Cada Empresa ao Mesmo Tempo que Também Atendem às Novas Legislações, Asseguram, Aceleram e Automatizam os Processos de Cadastros, Permitindo ao Mesmo Tempo atender aos Dois Requisitos, do SAP e do Governo.
2. Processo de Atualização de Dados no SAP: DEV -> QAS -> PRD via Request de Dados:
Uma Característica do SAP que Assegura a Estruturação e Consistência dos Dados e faz parte do Compliance Sugerido pela Famosa Desenvolvedora Alemã de Softwares, é que os Cadastros sejam Realizados no Ambiente de Desenvolvimento (DEV) para depois serem Enviados via Request de Dados para o Ambiente de Qualidade (QAS) onde são Homologados para só então finalmente poderem ser Aplicados no Ambiente Oficial de Produção, popularmente e tecnicamente chamado de PRD.
Essa abordagem, embora necessária para manter a Integridade dos Dados, pode criar Entraves à Rapidez Exigida pelas Novas Regulamentações Governamentais.
Dicas da DigiComex-Geravalor:
A Adoção de Metodologias Híbridas, Co-Criadas pela Empresa Usuária do SAP em Conjunto com Consultorias Especializadas como a Geravalor, Permite que Grandes Avanços sejam feitos, atendendo aos “dois Lados dos Requisitos”, ou seja, às necessidades de Compliance do SAP e também as Novas Regras Impostas pelo Governo, através do Siscomex Importação com a Nova Lei do Catálogo de Produtos da DUIMP.
A Documentação Atualizada de Processos, Procedimentos e Instruções de Trabalho também Reforça que as Atividades sejam Executadas com Resultados Positivos, colaborando para o Bom Funcionamento de Toda a Operação da Empresa em Questão.
3. Janelas SAP: Congelamento de Atualizações
As “janelas SAP”, que ocorrem quando as Atualizações ou Aplicações de “Notas SAP” são Congeladas por um Período para Garantir a Estabilidade, podem gerar Acúmulo de Alterações Pendentes e com a DUIMP Exigindo Atualizações Constantes no Catálogo de Produtos Mais a Reforma Tributária com uma Grande Quantidade de Leis Novas, essas janelas podem se tornar um Obstáculo, especialmente para Empresas com Grandes Volumes de Importação.
Dicas da DigiComex-Geravalor:
A Sugestão é o Planejamento Detalhado das Atualizações, garantindo “janelas de congelamento mais curtas”, além de Revisar a Política de Atualização para que Interrupções não Coincidam com Períodos de Riscos nas Migrações do Siscomex e também de Altos Volumes de Importação ou de Processos que são Importantes para as Estratégias de Negócios das Empresas.
4. Customizações no SAP com Programas Z:
Muitas Empresas que utilizam o SAP optam por Customizações Específicas, Desenvolvendo Programas do Tipo “Z” como são Chamadas as Customizações no ERP Alemão e que Servem para Ajustar o Sistema às suas Necessidades Particulares, como por Exemplo a Criação de “Zs” para Atender à Nova Lei do Catálogo de Produtos da DUIMP, no entanto, essas Customizações Aumentam a Complexidade da Gestão do Sistema para o Time de T.I e também para as Áreas de Negócios, gerando Desafios para Futuras Atualizações que Eventualmente precisam ser Respondidas Rapidamente por causa do “Cronograma do Governo”.
Dicas da DigiComex-Geravalor:
Algumas Recomendações podem ser Aplicadas, tais como: (A) Evitar Fazer Customizações no SAP e Focar em Sistemas Complementares, de preferência que sejam Modularizados e em Arquitetura de Microsserviços para Evitar ao Máximo ter Quaisquer Customizações porque são Caras, Demoradas e Prejudicam os Upgrades Técnicos, de Leis ou Regras de Negócios; (B) Revisar as Customizações em Programas “Zs”, mantendo-os Atualizados e Sem Surpresas; (C) Documentar Funcionalmente as Regras de Negócio e Detalhes Técnicos para que o Histórico da Necessidade dessa customização não seja Esquecido no Futuro, colaborando para o Descontrole dos Códigos que consequentemente afetam as Operações das Áreas de Negócios, nesse caso, Principalmente do Time de Importação em um Tempo onde os Profissionais de Comex estão Precisando de Ajuda por causa da Nova Lei do Catálogo de Produtos da DUIMP e não de mais Desafios!
5. Aplicação de Notas: Acúmulo e Notas SAP Precedentes:
A Aplicação Técnica de Notas SAP (SAP Notes) são Ajustes de Códigos (Algoritmos) para Manutenção e Evolução do Sistema e seguem uma Ordem Específica e Exata que precisa ser Respeitada para que os “Algoritmos fiquem perfeitamente encaixados uns nos outros” e Funcionem Corretamente e sem Erros (Bugs).
Por isso Empresas que ficam muito Tempo sem Atualizar o SAP criam um Hiato que, mais tarde, Resulta em um Acúmulo de Atualizações, levando a Falhas na Implementação de Correções ou Melhorias, prejudicando a Conformidade com a DUIMP e com a Reforma Tributária, mas também levando prejuízos para a Operação, porque de uma Forma Geral não conseguem usar o SAP por causa dos Erros.
Dicas da DigiComex-Geravalor:
Manter um Cronograma Regular das Aplicações das Notas SAP é Crucial para Evitar o Acúmulo e o Conhecido Problema de Precedências das Notas ou Alterações nos Algoritmos, comprometendo Seriamente os Requisitos das Novas Leis.
Implementar uma Gestão de Versionamento dos Algoritmos também é Vital, em Conjunto com a Documentação das Notas SAP, seus Números, Conteúdos e Ambientes que já foram Aplicadas e Homologadas.
Conclusão:
A Adaptação ao Novo Cenário Regulatório da DUIMP no Brasil em Conjunto com a Reforma Tributária, Exige das Empresas que utilizam o ERP SAP uma Abordagem Estratégica e Focada em Tecnologias Modernas que entreguem Agilidade e Conformidade dentro das Regras do Compliance SAP de Cada Empresa.
Embora esses Desafios tragam Medo, Angústia e falta de Sono, Soluções realmente Inovadoras e Ágeis Atuando em Conjunto com Processos Revistos criam Governança Consistente e Rápida para um Planejamento Estratégico com Manutenções Constantes e Focadas para “não pararem a Fábrica”, Famosa Frase Escutada por Profissionais de Importação ao Longo de Todo o Brasil.
Então Adotar essas Medidas Permite que as Empresas Otimizem seus Processos de Importação e Garantam que o SAP esteja Alinhado com as Exigências da Nova Lei, sem Comprometer a Estabilidade Operacional e de Gestão!
[*] Alexandre Gera é Diretor-Executivo e um dos Fundadores da DigiComex. O executivo conta com mais de 30 anos de experiência no segmento de softwares de comex, incluindo passagens marcantes pela Vastera [ex Bergen], Softway [atual Thomson Reuters] e Sonda IT como um dos Gestores do aplicativo SAP-CE, 1o ADD-ON da SAP no Brasil e 1o Software de Comex homologado oficialmente pela Fabricante Alemã de ERPs.